Boekhouden voor startups

Startups boekhouding

Voor de Nederlandse Belastingdienst geldt dat ze bepaalde eisen vooropstelt voor zowel de zakelijke administratie als de boekhouding. Er dient dan ook rekening mee te worden gehouden dat er verschillende documenten dienen te worden opgenomen in de administratie. Het gaat hierbij om:

1. Facturen
2. De kasadministratie
3. Urenadministratie
4. Transactieoverzichten
5. Reisadministratie
6. Eventuele bedrijfscorrespondentie

De zakelijke administratie waarvan sprake is, is uiteraard veel uitgebreider dan louter en alleen de boekhouding. Voor de boekhouding voor startups geldt dan ook dat ze vooral bestaat uit alle aankopen en investeringen en de verkopen die werden gerealiseerd. Uiteindelijk bekom je dan een bepaald bedrijfsresultaat welke verantwoordelijk zal zijn voor de winst of het verlies.

Zoals hierboven al aangehaald zijn de administratieve eisen voor startups niet precies hetzelfde als de boekhoudkundige eisen waarvan sprake is. Wat dit betreft is het bijvoorbeeld van belang om je de vraag te stellen of je als onderneming Btw-plichtig bent of niet. Is dat het geval? Dan betekent dit dat je periodieke Btw-aangiftes zal moeten indienen. Je zou ervoor kunnen kiezen om dit maandelijks te doen, maar het is eigenlijk de regel dat dit één keer per kwartaal gebeurt.

Naast de verplichtingen die gelden voor de Btw-aangifte is het ook zo dat er één keer per jaar een vennootschaps- of inkomstenbelasting dient te worden betaald. Voor deze belasting geldt dat ze blijkt uit de jaarrekening die moet worden neergelegd. Beschik je als startup ook al over personeel? In dat geval spreekt het voor zich dat je ook rekening dient te houden met het bijhouden van een salarisadministratie. Is het voor jou als startup niet helemaal duidelijk met welke verplichtingen je op basis van jouw situatie rekening dient te houden? Dan kan het bij twijfel altijd interessant zijn om ervoor te kiezen om dit even kort te sluiten met een boekhouder of accountant.

In het bijzonder voor startups blijkt in de praktijk vaak dat het niet helemaal duidelijk is met welke bewaartermijn of bewaarplicht men nu precies rekening dient te houden. Het is namelijk zo dat je vaak twee verschillende termijnen genoemd hoort worden. Het gaat daarbij dan om een bewaartermijn van 7 en een bewaartermijn van 10 jaar. Voor de zogenaamde basisgegevens geldt dat ze ten minste 7 jaar lang bewaard dienen te worden. Het gaat hierbij dan concreet om:

• De debiteuren- en crediteurenadministratie;
• De administratie op vlak in- en verkoop;
• Het grootboek waarvan sprake is;
• De voorraadadministratie;
• De loonadministratie;

Voor het overgrote merendeel van je zakelijke boekhouding als startup geldt dus dat er een bewaartermijn voor geldt van 7 jaar. Heb je ervoor gekozen om je boekhoudkundige stukken digitaal te bewaren? Dan spreekt het voor zich dat je ervoor moet zorgen dat de bestanden gedurende die termijn van 7 jaar op te vragen zijn. Voor welke stukken geldt dan concreet een bewaartermijn van 10 jaar? Dat is van toepassing voor gegevens en rechten op onroerende zaken.

Een belangrijk aspect bij boekhouden heeft betrekking tot de fiscale voordelen waarvan sprake is of kan zijn. Dat geldt zeker voor startups. Vaak is het zo dat onze overheid startende ondernemers een hart onder de riem wil steken. Dat kan het doen op verschillende manieren. De exacte (fiscale) voordelen voor startups in Nederland veranderen vaak razendsnel. Omwille van deze reden is het altijd een goed idee om je even te verdiepen in de actuele fiscale voordelen die mogelijks van toepassing zijn. Hou er bovendien rekening mee dat deze fiscale voordelen niet de enige zijn die je mogelijks als startende onderneming in Nederland kan benutten.

Wil je graag jouw boekhouding als startup zelf doen? Dan zal je er meer dan waarschijnlijk voor kiezen om gebruik te gaan maken van een bepaald boekhoudprogramma. Controleer in dat geval altijd of er mogelijks geen speciale tarieven of kortingen worden gehanteerd voor startups. Voor bepaalde boekhoudprogramma’s zoals bijvoorbeeld e-Boekhouden.nl geldt dat ze startende ondernemers zelfs voorzien van een gratis gebruiksperiode van 15 maanden. De besparing die je op deze manier kan realiseren kan voor startups uiteraard mooi meegenomen zijn.