Vaak is het zo dat ondernemers het vermoeden hebben dat het vrij complex is om een (overzichtelijke) boekhouding bij te houden. De realiteit ligt echter net iets anders. Uiteraard is het best mogelijk dat een boekhouding vrij complex kan zijn, toch is het zo dat het vooral de ondernemer zelf is die aan de basis ligt van een belangrijk deel van die complexiteit.
Dat voornamelijk omdat deze er bijvoorbeeld niet voor kiest om diens boekhouding echt op orde te houden. Een vlotte en efficiënte verwerking van alle boekhoudkundige stukken zou bijvoorbeeld al een belangrijk verschil kunnen betekenen. Het onderstaande stappenplan maakt in ieder geval duidelijk hoe ook jij een goede, geordende boekhouding kan realiseren en bewaren.
Stap 1: Orden ontvangen documenten meteen
Als onderneming krijg je tegenwoordig nog steeds te maken met heel wat documenten. Dit kunnen papieren, maar ook digitale documenten zijn. Eender op welke manier je bijvoorbeeld aankoopfacturen ontvangt, is het altijd een goed idee om deze meteen te ordenen. Het gebeurt niet zelden dat ondernemers ervoor kiezen om hun aankoopfacturen en -bonnen rond te laten slingeren tot de kwartaalaangifte is aangebroken. Dat brengt eigenlijk alleen maar nadelen met zich mee.
In eerste instantie zal je op deze manier kunnen vaststellen dat je heel wat tijd zal verliezen voor wat het ordenen betreft van je documenten wanneer de kwartaalaangifte is aangebroken. Dat is echter niet alles, daarnaast heb je in tussentijd helemaal geen goed zicht op de (financiële) gang van zaken binnen je onderneming.
Op de koop toe is het op deze manier ook zomaar mogelijk dat belangrijke aankoopfacturen of -bonnen verloren gaan. Dit kan er niet alleen voor zorgen dat je boekhouding eigenlijk niet correct is, bovendien loop je op deze manier ook het risico om tegen een verlies van BTW aan te lopen. Meteen ontvangen documenten voor je boekhouding ordenen voorkomt dit.
Stap 2: Laat documenten zoveel mogelijk automatisch in je boekhouding verwerken
Tegenwoordig wordt er in menig aantal bedrijven gebruik gemaakt van boekhoudprogramma’s die verschillende handelingen geautomatiseerd kunnen uitvoeren. Zo kan je bijvoorbeeld inkoopfacturen naar een bepaald e-mailadres laten versturen waarna deze automatisch door het systeem worden opgepikt en ingevoerd.
Dit zorgt er niet alleen voor dat je geen enkele aankoopfactuur meer over het hoofd zal zien, daarnaast hoef je ze ook niet meer handmatig in te voeren.
Stap 3: Het bijhouden van je boekhouding hoeft niet meer “fysiek” te gebeuren
Het fysiek op papier bijhouden van je boekhouding kan er in de praktijk zomaar voor zorgen dat je krijgt af te rekenen met een aantal vervelende obstakels. In eerste instantie kan je papier natuurlijk eenvoudig kwijtraken. Bovendien is het ook mogelijk dat je boekhouding letterlijk in rook opgaat wanneer er bijvoorbeeld brand uitbreekt in je kantoor of archief.
Moet je op een zeker ogenblik iets gaan opzoeken voor bijvoorbeeld de Belastingdienst? Dan zal je tot de vaststelling komen dat dit bij een fysieke boekhouding allesbehalve voor de hand liggend is.
Bovenstaande factoren zorgen ervoor dat steeds meer bedrijven de bewuste keuze maken om hun boekhouding niet langer fysiek bij te houden, maar digitaal. Niet alleen kunnen ze op deze manier genieten van het voordeel van automatisatie, daarnaast neemt een digitale boekhouding logischerwijs ook zo goed als geen ruimte in beslag.
Tel daar ook nog eens bij op dat je documenten door automatische back-ups (en bijvoorbeeld werken in de cloud) altijd veilig zijn en het mag duidelijk zijn dat digitaal je boekhouding bewaren zeker en vast de moeite waard kan zijn.
Stap 4: Betaal facturen indien mogelijk direct en verwerk ze ook meteen
Het belangrijkste aandachtspunt waar je rekening mee moet houden wanneer je wenst te kunnen rekenen op een goed geordende boekhouding heeft te maken met het feit dat je documenten zo snel mogelijk moet verwerken. Op deze manier voorkom je niet alleen dat ze blijven liggen en onverhoopt verloren gaan, daarnaast loop je ook nog eens het risico dat het werk zich alleen maar opstapelt. Door ontvangen facturen meteen te betalen kan je ze ook gelijk in de boekhouding verwerken.
Bovendien voorkom je op deze manier ook herinneringskosten voor het niet tijdig betalen van openstaande facturen. Nog een extra voordeel van het meteen verwerken van al je boekhoudkundige stukken heeft te maken met het feit dat je op deze manier altijd kan rekenen op een actueel beeld van je boekhouding. Ook dat is uiteraard helemaal niet onbelangrijk, in tegendeel.
Stap 5: Verwijder overbodige stukken uit je boekhoudkundige archieven
Verschillende stukken hoeven niet eindeloos in je boekhouding opgenomen te blijven. Voor de basisstukken geldt wel een bewaarplicht van 7 jaar in Nederland. Deze zal je dus best lang moeten bijhouden. Voor andere stukken geldt zo’n bewaarplicht niet. Deze zou je dan ook op verschillende momenten uit je boekhouding of zakelijke administratie kunnen verwijderen. Denk hierbij aan:
- Verzekeringspolissen die niet meer lopende zijn na één jaar
- De salarisstroken na een periode van twee jaar
- Bepaalde jaarafrekeningen na een periode van drie jaar
- De pensioenoverzichten na vijf jaar
Hoe dan ook, wil je altijd kunnen rekenen op een overzichtelijke zakelijke administratie evenals boekhouding? Dan is het altijd een goed idee om op regelmatige basis documenten die niet langer van toepassing zijn weg te gooien of te verwijderen. Dit komt ook de hoeveelheid aan ruimte die een (fysieke) boekhouding in beslag neemt uiteraard alleen maar ten goede.