Voor elk bedrijf geldt in de praktijk dat ze over de verplichting beschikt om een bepaalde boekhouding bij te houden. Een boekhouding voeren staat in de praktijk concreet voor het bijhouden van twee verschillende zaken. Denk hierbij aan de door de onderneming verkregen inkomsten, maar ook aan de gedane uitgaven.
De combinatie van beiden zal uiteindelijk zorgen voor het zogenaamde bedrijfsresultaat. In het bijzonder voor startende ondernemers geldt dat het voor hen doorgaans niet helemaal duidelijk is wat een boekhouding nu precies inhoudt. Geldt dat ook voor jou? Dan brengen wij daar graag verandering in door middel van de hieronder aanwezige informatie.
Waarom moet er een boekhouding worden bijgehouden?
Voordat we verder ingaan op de verschillende onderdelen waar een boekhouding uit bestaat is het natuurlijk van belang om te kijken naar de redenen waarom er een boekhouding dient te worden bijgehouden. In eerste instantie is dat het geval omdat je op die manier een duidelijk beeld krijgt van niet alleen de winsten, maar ook de mogelijke verliezen die worden gerealiseerd.
Dat is echter niet alles. Daarnaast spreekt het namelijk voor zich dat je door het voeren van een boekhouding op die manier ook een goed beeld krijgt van de financiële positie van het bedrijf. Tegelijkertijd is het natuurlijk eveneens zo dat de boekhouding dienst doet als verantwoording voor het gevoerde (financiële) beleid. Dit bijvoorbeeld ten opzichte van de Nederlandse Belastingdienst.
Uit welke onderdelen bestaat een boekhouding?
Bovenstaande informatie maakt dus duidelijk dat de beschikking hebben over een heldere, kwalitatieve boekhouding altijd van cruciaal belang is. Dit brengt ons meteen bij de vraag uit welke onderdelen een boekhouding in de praktijk precies bestaat. We maken hierbij onder meer een onderscheid tussen verschillende soorten categorieën of kosten. Denk hierbij concreet aan:
- De opbrengsten
- Zogenaamde inkoopkosten
- Kosten voor uitbesteed werk
- Lonen en salarissen
- Sociale lasten
- Pensioenlasten
- Afschrijvingen
- Auto- evenals transportkosten
- Onderhoud van bedrijfsmiddelen
- Verkoopkosten
- Mogelijke kosten voor huisvesting
- Andere kosten
In het merendeel van de gevallen blijken de hierboven aangehaalde categorieën ruim voldoende te zijn om een correct en overzichtelijk beeld te kunnen schetsen van een boekhouding. Op basis van deze informatie is het dan ook mogelijk om de (wettelijk) vereiste rapporten op te kunnen maken. Eén van deze rapporten is uiteraard de verplichte jaarrekening die moet worden ingediend.
De jaarrekening, een waardevolle informatiebundel
De informatie welke is terug te vinden in de hierboven aangehaalde categorieën wordt in de praktijk aldus gebruikt als basis voor de zogenaamde jaarrekening. Voor deze jaarrekening geldt echter dat ze op haar beurt wederom bestaat uit een aantal categorieën. Het gaat hierbij om de volgende:
- De balans
- De winst- en verliesrekening
- De daadwerkelijke jaarrekening
- De KVK jaarrekening
De jaarrekening van een bedrijf vormt het finale stuk waar ook de belasting op zal worden gebaseerd. Dit is dan ook een ontzettend belangrijk document welke honderd procent correct moet zijn. Vergeet ook niet om tijdig de jaarrekening neer te leggen. Doe je dat niet op tijd? Dan kan dat namelijk in de praktijk zomaar resulteren in een behoorlijke boete.
Welke stukken moet je bijhouden voor de boekhouding?
Ondertussen werd in grote lijnen al uitgelegd uit welke onderdelen een boekhouding bestaat. Het kunnen voeren van een boekhouding betekent echter wel dat je bepaalde stukken zal moeten bijhouden. Het gaat hierbij in eerste instantie natuurlijk om de volgende:
- De aankoopfacturen;
- De verkoopfacturen;
Naast bovenstaande stukken is het ook van belang om de rekeningafschriften van je zakelijke bankrekening bij te houden. Is er sprake van personeel waardoor er ook salarissen moeten worden uitbetaald? Hou er in dat geval rekening mee dat er ook nog een aparte salarisadministratie dient te worden gevoerd binnen je boekhouding.
Voor het merendeel van de stukken waar je boekhouding op is gebaseerd geldt bovendien in Nederland een bepaalde bewaarplicht. Het is ontzettend belangrijk om daar rekening mee te houden. Deze bewaarplicht stelt namelijk dat je het gros van je boekhoudkundige stukken minstens zeven jaar dient bij te houden.
Hoe voer je een (correcte) boekhouding?
Het belang van de boekhouding zorgt er in combinatie met de wettelijke bewaarplicht van zeven jaar voor dat je hier als ondernemer beter even grondig bij stil blijft staan. Het voeren van een correcte boekhouding kan eigenlijk op twee verschillende manieren gebeuren. Zo is het mogelijk om de boekhouding uit te besteden aan een boekhouder, maar kan je er als ondernemer ook zelf mee aan de slag gaan.
In het laatste geval is het wel van belang om gebruik te maken van een goed boekhoudprogramma. Het merendeel van de ondernemers kiezen er tegenwoordig immers voor om hun boekhouding vooral digitaal bij te houden. Daar is niets mis mee ware het niet dat je dan uiteraard over betrouwbare software dient te beschikken.