Boekhouden in Excel, het is iets waar heel wat ondernemers de nodige ervaring mee hebben. Ook vandaag de dag is het nog steeds zo dat vooral startende ondernemers voor het voeren van hun boekhouding kijken in de richting van dit programma.
Dit gezegd hebbende is het zo dat je er rekening mee dient te houden dat er zowel voordelen als nadelen verbonden zijn aan boekhouden in Excel. Overweeg jij ook om voor het voeren van jouw boekhouding van Excel gebruik te gaan maken? Zorg er dan zeker voor dat je, je eerst even gaat verdiepen in de onderstaande informatie.
Wat zijn de voordelen van boekhouden in Excel?
Dat boekhouden in Excel al zoveel jaren gebeurt binnen de zakenwereld is het gevolg van de verschillende voordelen die eraan verbonden zijn. Ook nu er op de markt heel wat uitgebreidere boekhoudsoftware is terug te vinden kan er worden vastgesteld dat menig aantal bedrijven en ondernemers nog steeds zweren bij boekhouden in Excel.
Dat is niet alleen te wijten aan bepaalde praktische, maar zeker ook aan de nodige financiële voordelen die eraan verbonden zijn. Wij stellen de belangrijkste voordelen die verbonden zijn aan het voeren van een boekhouding in Excel graag hieronder aan je voor.
1.) Je bent verzekerd van (erg) lage kosten
Mogelijks de absolute nummer één reden waarom veel ondernemers kiezen voor boekhouden in Excel heeft te maken met de kosten die eraan verbonden zijn… of beter gezegd die er niet aan verbonden zijn. Vaak is het zo dat Excel (of een soortgelijk programma) standaard op je computer staat geïnstalleerd. Je hoeft dus geen extra kosten te maken om ze te kunnen gebruiken.
2.) Tal van interessante templates beschikbaar
De populariteit waar boekhouden in Excel over beschikt heeft ervoor gezorgd dat er door de jaren heen menig aantal templates zijn verschenen. Deze templates zijn veelal gratis te downloaden en kunnen zeer interessant zijn wanneer je nog niet veel kennis hebt over boekhouden.
3.) Je hebt het volledige beheer over het Excel-bestand
Heel wat ondernemers vinden het niet zo’n fijne gedachte dat derden zomaar inzage hebben in hun boekhouding. Dat is begrijpelijk. Als je kiest voor boekhouden in Excel heb je in principe het volledige beheer over het bestand en bijgevolg je boekhouding. Dit betekent dat er geen derde partij inzage in heeft tenzij je het bestand specifiek doorstuurt naar bijvoorbeeld een boekhouder.
Welke nadelen zijn er verbonden aan boekhouden in Excel?
Bovenstaand overzicht heeft duidelijk gemaakt dat er zeker een aantal interessante voordelen verbonden zijn aan het gebruik van Excel voor wat je boekhouding betreft. Dit gezegd hebbende is het eveneens zo dat er rekening moet worden gehouden met een aantal niet onbelangrijke nadelen. Wat deze nadelen betreft kan je rekening houden met de onderstaande.
1.) Een goede kennis van Excel is vaak vereist
Door gebruik te maken van een template kom je al een heel eind voor wat boekhouden in Excel betreft. Dit gezegd hebbende is een goede kennis van dit programma toch echt wel vereist. Dit niet in het minst wanneer je zelf je eigen spreadsheet wenst te maken. Dit is iets wat door experten eigenlijk toch wel sterk wordt aangeraden. Alleen zo haal je immers het maximale uit Excel.
2.) Boekhouden in Excel is foutgevoelig
Een bijzonder vaak gehoord nadeel van Excel is dat het programma foutgevoelig is. Dat geldt zeker voor het geval je gaat boekhouden in Excel. Pas je een formule per ongeluk aan of heb je een bepaalde formule gewist? Dan kunnen er zich binnen de kortste keren heel wat fouten manifesteren in je boekhouding. Het oplossen van die fouten zal je bovendien ook heel wat tijd en moeite kosten.
3.) Veel tijdrovender in vergelijking met andere programma’s
Voor Excel geldt dat ze in de basis natuurlijk helemaal geen boekhoudprogramma is. Dat blijkt ook uit het ontbreken van een aantal eigenlijk cruciale functionaliteiten. Zo is het niet mogelijk om bonnen en facturen te importeren en valt er ook geen koppeling te realiseren tussen Excel en je zakelijke bankrekening.
Naarmate je boekhouding steeds uitgebreider wordt zal je bovendien kunnen vaststellen dat Excel steeds minder geschikt wordt voor het voeren van je administratie.
4.) Op vlak van veiligheid eigenlijk ondermaats
Zeker met de mogelijkheden die er tegenwoordig op de markt zijn terug te vinden kunnen we eigenlijk concluderen dat boekhouden in Excel op vlak veiligheid sterk ondermaats is. Er worden bijvoorbeeld geen automatische back-ups gemaakt. Crasht je computer of gaat je harde schijf stuk? Dan kan dat dus zomaar als gevolg hebben dat je, je volledige boekhouding komt te verliezen.