Dat voornamelijk omdat deze er bijvoorbeeld niet voor kiest om diens boekhouding echt op orde te houden. Een vlotte en efficiënte verwerking van alle boekhoudkundige stukken zou bijvoorbeeld al een belangrijk verschil kunnen betekenen. Het onderstaande stappenplan maakt in ieder geval duidelijk hoe ook jij een goede, geordende boekhouding kan realiseren en bewaren.

Stap 1: Orden ontvangen documenten meteen

Als onderneming krijg je tegenwoordig nog steeds te maken met heel wat documenten. Dit kunnen papieren, maar ook digitale documenten zijn. Eender op welke manier je bijvoorbeeld aankoopfacturen ontvangt, is het altijd een goed idee om deze meteen te ordenen. Het gebeurt niet zelden dat ondernemers ervoor kiezen om hun aankoopfacturen en -bonnen rond te laten slingeren tot de kwartaalaangifte is aangebroken. Dat brengt eigenlijk alleen maar nadelen met zich mee.

In eerste instantie zal je op deze manier kunnen vaststellen dat je heel wat tijd zal verliezen voor wat het ordenen betreft van je documenten wanneer de kwartaalaangifte is aangebroken. Dat is echter niet alles, daarnaast heb je in tussentijd helemaal geen goed zicht op de (financiële) gang van zaken binnen je onderneming.

Op de koop toe is het op deze manier ook zomaar mogelijk dat belangrijke aankoopfacturen of -bonnen verloren gaan. Dit kan er niet alleen voor zorgen dat je boekhouding eigenlijk niet correct is, bovendien loop je op deze manier ook het risico om tegen een verlies van BTW aan te lopen. Meteen ontvangen documenten voor je boekhouding ordenen voorkomt dit.

Stap 2: Laat documenten zoveel mogelijk automatisch in je boekhouding verwerken

Tegenwoordig wordt er in menig aantal bedrijven gebruik gemaakt van boekhoudprogramma’s die verschillende handelingen geautomatiseerd kunnen uitvoeren. Zo kan je bijvoorbeeld inkoopfacturen naar een bepaald e-mailadres laten versturen waarna deze automatisch door het systeem worden opgepikt en ingevoerd.

Dit zorgt er niet alleen voor dat je geen enkele aankoopfactuur meer over het hoofd zal zien, daarnaast hoef je ze ook niet meer handmatig in te voeren.

Stap 3: Het bijhouden van je boekhouding hoeft niet meer “fysiek” te gebeuren

Het fysiek op papier bijhouden van je boekhouding kan er in de praktijk zomaar voor zorgen dat je krijgt af te rekenen met een aantal vervelende obstakels. In eerste instantie kan je papier natuurlijk eenvoudig kwijtraken. Bovendien is het ook mogelijk dat je boekhouding letterlijk in rook opgaat wanneer er bijvoorbeeld brand uitbreekt in je kantoor of archief.

Moet je op een zeker ogenblik iets gaan opzoeken voor bijvoorbeeld de Belastingdienst? Dan zal je tot de vaststelling komen dat dit bij een fysieke boekhouding allesbehalve voor de hand liggend is.

Bovenstaande factoren zorgen ervoor dat steeds meer bedrijven de bewuste keuze maken om hun boekhouding niet langer fysiek bij te houden, maar digitaal. Niet alleen kunnen ze op deze manier genieten van het voordeel van automatisatie, daarnaast neemt een digitale boekhouding logischerwijs ook zo goed als geen ruimte in beslag.

Tel daar ook nog eens bij op dat je documenten door automatische back-ups (en bijvoorbeeld werken in de cloud) altijd veilig zijn en het mag duidelijk zijn dat digitaal je boekhouding bewaren zeker en vast de moeite waard kan zijn.

Stap 4: Betaal facturen indien mogelijk direct en verwerk ze ook meteen

Het belangrijkste aandachtspunt waar je rekening mee moet houden wanneer je wenst te kunnen rekenen op een goed geordende boekhouding heeft te maken met het feit dat je documenten zo snel mogelijk moet verwerken. Op deze manier voorkom je niet alleen dat ze blijven liggen en onverhoopt verloren gaan, daarnaast loop je ook nog eens het risico dat het werk zich alleen maar opstapelt. Door ontvangen facturen meteen te betalen kan je ze ook gelijk in de boekhouding verwerken.

Bovendien voorkom je op deze manier ook herinneringskosten voor het niet tijdig betalen van openstaande facturen. Nog een extra voordeel van het meteen verwerken van al je boekhoudkundige stukken heeft te maken met het feit dat je op deze manier altijd kan rekenen op een actueel beeld van je boekhouding. Ook dat is uiteraard helemaal niet onbelangrijk, in tegendeel.

Stap 5: Verwijder overbodige stukken uit je boekhoudkundige archieven

Verschillende stukken hoeven niet eindeloos in je boekhouding opgenomen te blijven. Voor de basisstukken geldt wel een bewaarplicht van 7 jaar in Nederland. Deze zal je dus best lang moeten bijhouden. Voor andere stukken geldt zo’n bewaarplicht niet. Deze zou je dan ook op verschillende momenten uit je boekhouding of zakelijke administratie kunnen verwijderen. Denk hierbij aan:

• Verzekeringspolissen die niet meer lopende zijn na één jaar
• De salarisstroken na een periode van twee jaar
• Bepaalde jaarafrekeningen na een periode van drie jaar
• De pensioenoverzichten na vijf jaar

Hoe dan ook, wil je altijd kunnen rekenen op een overzichtelijke zakelijke administratie evenals boekhouding? Dan is het altijd een goed idee om op regelmatige basis documenten die niet langer van toepassing zijn weg te gooien of te verwijderen. Dit komt ook de hoeveelheid aan ruimte die een (fysieke) boekhouding in beslag neemt uiteraard alleen maar ten goede.

Het bericht Stappenplan om geordend jouw boekhouding te bewaren verscheen eerst op Accounting.nl.

Zij stellen zich dan ook de vraag hoe men nu precies het juiste boekhoudprogramma kan vinden. Geldt dat ook voor jou? Dan kan de informatie op deze pagina je alvast een behoorlijk eind verder helpen. Zo kies ook jij uiteindelijk voor het beste programma.

De keuze tussen online en offline boekhouden

De eerste keuze die je moet maken voor wat het boekhoudprogramma betreft waar je gebruik van wenst te maken heeft betrekking tot online versus offline werken. In het merendeel van de gevallen blijkt tegenwoordig dat bedrijven en ondernemers vaak opteren voor online boekhoudsoftware. Dat heeft in het bijzonder te maken met de interessante voordelen die eraan verbonden zijn, namelijk:

1. Je kan overal en altijd aan je boekhouding werken
2. Het is mogelijk om samen te werken aan je boekhouding met een accountant
3. Het crashen van je computer zorgt er niet voor dat je alle data komt te verliezen
4. Online boekhoudsoftware is doorgaans heel wat flexibeler en beter schaalbaar

Bovenstaande voordelen maken duidelijk waarom zoveel ondernemers tegenwoordig over een uitgesproken voorkeur beschikken voor een online boekhoudprogramma. Zijn er dan helemaal geen voordelen verbonden aan een offline exemplaar? Toch wel. Wanneer je geen internetverbinding ter beschikking hebt kan je met offline software alsnog gewoon aan je boekhouding werken.

Is er een koppeling vereist met je webshop?

Ben je als online ondernemer en bijgevolg als eigenaar van bijvoorbeeld een webshop op zoek naar een geschikt boekhoudprogramma? In dat geval kan het ook van belang zijn om na te gaan of de software over een mogelijke koppeling beschikt met het systeem waar die webshop op draait. Het realiseren van een dergelijke koppeling zorgt er immers voor dat je kan rekenen op heel wat interessante voordelen. Wat dit betreft kan je denken aan de volgende:

• De data van je webshop wordt automatisch geïmplementeerd in je boekhoudprogramma
• Het risico op fouten wordt op deze manier aanmerkelijk kleiner

Voor online ondernemers kan het dus in de praktijk ontzettend belangrijk zijn om na te gaan welke boekhoudprogramma’s over een koppeling beschikken met het webshopplatform waar gebruik van wordt gemaakt. Hier kan zeker een niet onbelangrijke meerwaarde in schuilgaan.

Welke functionaliteiten zijn voor jou een absolute must?

De functionaliteiten waar boekhoudprogramma’s in de praktijk over beschikken kunnen zeer sterk uiteenlopend zijn. Voor bepaalde programma’s geldt bijvoorbeeld dat ze het mogelijk maken om met één druk op de knop je belastingaangifte te versturen.

Ook is het mogelijk om met één druk op de knop om bijvoorbeeld uitstel te vragen. Een belangrijke wens waar veel ondernemers over beschikken is ook om gebruik te kunnen maken van een handige, mobiele applicatie. Deze app maakt het dan mogelijk om gewoon vanop je smartphone of tablet je volledige boekhouding te kunnen raadplegen en beheren.

Zijn er bepaalde, specifieke functionaliteiten waar jij graag met zekerheid op wil kunnen rekenen? Dan is het zeker van belang om hier rekening mee te houden bij het vergelijken van de verschillende boekhoudprogramma’s die op de markt zijn terug te vinden.

Hoe schaalbaar is de boekhoudsoftware waar je gebruik van gaat maken?

Ook een zeer belangrijk aandachtspunt heeft te maken met de schaalbaarheid waar je boekhoudpakket over beschikt. Dit is een zeer belangrijk aandachtspunt welke in de praktijk wel eens over het hoofd wordt gezien. Rekening houden met de schaalbaarheid van een boekhoudprogramma is eigenlijk belangrijk omwille van verschillende redenen, namelijk:

1. Alleen op deze manier kan je blijvend van hetzelfde boekhoudprogramma gebruikmaken
2. De schaalbaarheid is voor een groot deel bepalend voor de kosten die je moet betalen
3. Alleen een optimale schaalbaarheid voorkomt dat je tegen problemen aanloopt

Als kleine onderneming met een bescheiden klantenbestand spreekt het voor zich dat de eisen waarover je beschikt anders zijn dan wanneer je bedrijf al sterk is gegroeid. Dit zorgt ervoor dat je naarmate de tijd vordert mogelijks zal willen opschalen voor wat je boekhoudsoftware betreft. Lang niet alle boekhoudprogramma’s die op de markt zijn terug te vinden maken dit mogelijk.

Heel wat programma’s focussen zich dan ook op een specifiek segment van de markt. Zo zijn er speciale boekhoudprogramma’s voor de kleine ondernemer terwijl andere programma’s zich dan weer specifiek focussen op grote bedrijven. Door te kiezen voor een boekhoudprogramma met een uitstekende schaalbaarheid voorkom je dat je op een zeker ogenblik genoodzaakt zal zijn om van software te veranderen.

Bovendien betaal je op deze manier ook alleen maar die kosten die voor jou echt relevant zijn. Het mag dan ook duidelijk zijn, grondig stil blijven staan bij de schaalbaarheid van de boekhoudsoftware waar je gebruik van gaat maken is absoluut van zeer groot belang.

Het bericht Hoe vind je het juiste boekhoudprogramma? verscheen eerst op Accounting.nl.

Wat houdt consistent boekhouden in?

Consistent boekhouden houdt in dat je op een regelmatige basis de boekhouding bijhoudt en dat je ervoor zorgt dat de boekhouding voldoet aan de wet- en regelgeving. Dit betekent dat je de boekhouding bijhoudt volgens een bepaald beleid en dat je dit beleid volgt op een consistente manier.

Het betekent ook dat je ervoor zorgt dat de gegevens in de boekhouding nauwkeurig, up-to-date en volledig zijn, zodat je een juist en betrouwbaar beeld krijgt van de financiële situatie van het bedrijf. Consistent boekhouden is belangrijk omdat het helpt om fouten te voorkomen, de boekhouding efficiënt te houden en ervoor te zorgen dat je aan de wet- en regelgeving voldoet.

Voor wie is boekhouden op een consistente wijze geschikt?

Boekhouden op een consistente wijze is geschikt voor iedereen die verantwoordelijk is voor het beheren van de financiën van een bedrijf. Dit kan bijvoorbeeld een ondernemer of een financieel manager zijn. Maar ook als je werkt in de financiële afdeling van een bedrijf of als je een eigen boekhoudkantoor hebt, is het belangrijk om op een consistente wijze te boekhouden.

Het is ook geschikt voor iedereen die een eigen zaak wil starten en zich wil verdiepen in de financiële kant van het ondernemerschap. Door op een consistente wijze te boekhouden, kun je inzicht krijgen in hoe je bedrijf ervoor staat en wat er verbeterd kan worden, wat kan helpen bij het maken van weloverwogen beslissingen over de toekomst van je bedrijf.

Kortom, boekhouden op een consistente wijze is geschikt voor iedereen die verantwoordelijk is voor het beheren van de financiën van een bedrijf, of dit nu een ondernemer, financieel manager, werknemer in de financiële afdeling of boekhouder is.

Consistent boekhouden in 4 stappen

Hieronder geef ik enkele stappen die je kunt volgen om je boekhouding consistent bij te houden.

Stap 1: Stel een boekhoudbeleid op
Maak duidelijke afspraken over hoe je de boekhouding wilt organiseren, welke procedures je gaat volgen, wie verantwoordelijk is voor welke taak en welke documentatieregels er zijn. Dit helpt om een duidelijk beeld te krijgen van hoe je je boekhouding wilt organiseren en zorgt ervoor dat het proces efficiënter verloopt.

Stap 2: Kies geschikte boekhoudsoftware
Gebruik boekhoudsoftware die aansluit bij de specifieke eisen van je bedrijf. Zorg ervoor dat de software up-to-date is en regelmatig wordt bijgewerkt.

Stap 3: Voer gegevens tijdig in
Zorg ervoor dat je gegevens zoals klanten- en leveranciersgegevens, financiële transacties, salarisgegevens, enzovoort tijdig invoert in het boekhoudsysteem. Dit helpt om de gegevens up-to-date te houden en fouten te voorkomen.

Stap 4: Bewaar relevante documentatie
Zorg ervoor dat je relevante documenten zoals facturen, bankafschriften, loonstroken, enzovoort goed bewaard. Dit helpt om de gegevens te verifiëren en te controleren.

Tips omtrent periodiek boekhouden

Periodiek boekhouden is een belangrijk onderdeel van het beheren van een bedrijf. Het houdt niet alleen bij hoeveel geld er binnenkomt en uitgaat, maar geeft ook inzicht in hoe het bedrijf ervoor staat en wat er verbeterd kan worden. Door regelmatig de financiële gegevens bij te houden, kun je op tijd problemen opsporen en oplossen voordat ze uit de hand lopen. Het is daarom belangrijk om de boekhouding serieus te nemen en er voldoende tijd en middelen aan te besteden.

Er zijn een aantal specifieke zaken waar je rekening mee moet houden bij het periodiek boekhouden. Zo is het belangrijk om op de hoogte te zijn van de belangrijkste financiële begrippen en concepten, zodat je de gegevens die je verzamelt kunt interpreteren en beoordelen. Het gebruik van professionele boekhoudsoftware kan het proces enorm vereenvoudigen en ervoor zorgen dat je minder fouten maakt. Bovendien is het belangrijk om up-to-date te blijven met de laatste boekhoudregels en -normen, zodat je zeker weet dat je aan alle wettelijke eisen voldoet.

Daarnaast is het goed om duidelijke afspraken te maken over wie verantwoordelijk is voor welke taken binnen de boekhouding. Zo weet iedereen wat er van hem of haar verwacht wordt en kun je ervoor zorgen dat alles op tijd gedaan wordt. Regelmatig de financiële gegevens beoordelen is ook essentieel om te zien hoe het bedrijf ervoor staat en wat er verbeterd kan worden.

Externe adviseurs, zoals een accountant, kunnen hierbij behulpzaam zijn door te helpen bij het beheren van de boekhouding en door advies te geven over financiële zaken. Tenslotte zijn financiële rapporten een goede manier om inzicht te krijgen in de prestaties van het bedrijf en om te bepalen wat de volgende stappen zijn om te groeien en te bloeien.

Het bericht Consistent boekhouden: Zo pak je dat aan verscheen eerst op Accounting.nl.

Zowel aan je boekhouding uitbesteden als aan het zelf doen van je boekhouding zijn voor- en nadelen verbonden. Ben je benieuwd welke van deze beide opties voor jou nu precies de interessantste keuze is? Dan is het zeer belangrijk om goed een afweging te maken tussen die voor- en nadelen. Hoe je dat het beste doet ontdek je hieronder.

Je boekhouding uitbesteden, dit zijn de voordelen

Laat ons in eerste instantie even kijken naar de voordelen die je boekhouding uitbesteden met zich meebrengt. Het spreekt voor zich dat het voeren van een correcte boekhouding in de praktijk behoorlijk wat voeten in de aarde kan hebben. Voor menig aantal bedrijven geldt dat ze hier ook weinig kaas van hebben gegeten.

Zij zijn dan ook heel wat beter in de specifieke dienst die ze verstrekken of het product dat ze aanbieden. De boekhouding uitbesteden kan er dan ook zomaar voor zorgen dat men heel wat tijd en moeite kan besparen.

Mogelijks levert dit zelfs nog een (extra) financieel voordeel op. Je boekhouding uitbesteden brengt echter nog een belangrijk voordeel met zich mee. Je kan namelijk altijd een beroep doen op de expertise van een ervaren boekhouder. Dit ook wanneer er bijvoorbeeld een belastingcontrole aan zit te komen.

Met welke nadelen moet je rekening houden?

De boekhouding uitbesteden brengt in de praktijk dus menig aantal interessante voordelen met zich mee. Dit gezegd hebbende zijn er ook een aantal nadelen aan verbonden. Zo spreekt het voor zich dat het inschakelen van een boekhouder bepaalde kosten met zich meebrengt.

Dat financiële nadeel kan echter deels teniet worden gedaan doordat je heel wat meer tijd ter beschikking zal hebben om te besteden aan hetgeen waar je als ondernemer echt goed in bent. Ga er dus zeker niet zomaar vanuit dat de kostprijs van je boekhouder louter en alleen een kost is. Dat is immers niet juist.

Waarom kiezen voor zelf boekhouden?

Menig aantal bedrijven kiest bewust voor zelf boekhouden. Dit kan het gevolg zijn van verschillende redenen. Om te beginnen is het bijvoorbeeld mogelijk dat men zelf over een uitstekende kennis beschikt om dit te doen. Dan zou het eigenlijk zonde zijn om ervoor te kiezen om dit uit te gaan besteden.

Bovendien is het zo dat er tegenwoordig uitstekende boekhoudsoftware op de markt is terug te vinden om je daarbij te ondersteunen. De keuze voor zelf boekhouden zorgt er bovendien uiteraard ook voor dat je zelf de volledige controle houdt over je administratie. Ook dit is voor menig aantal ondernemers één van de belangrijkste drijfveren voor het maken van deze keuze.

Hou ook rekening met de nadelen die hieraan verbonden zijn

Ook de keuze voor zelf boekhouden brengt dus in de praktijk een aantal niet onbelangrijke voordelen met zich mee. Deze voordelen zijn echter niet het enige waar je aandacht aan zal moeten besteden. Wat namelijk bovendien ook te denken van de mogelijke nadelen die eraan verbonden zijn?

Het belangrijkste nadeel is terug te vinden in het feit dat je geen beroep kan doen op de expertise of hulp van een echte boekhouder. Dat dus ook wanneer je mogelijks wordt geconfronteerd met een BTW- of belastingcontrole. Het is eigenlijk net in een dergelijke situatie dat het belang van een boekhouder echt duidelijk wordt.

Tevens spreekt het voor zich dat deze je ook kan helpen bij het optimaal benutten van de fiscale voordelen waar je onderneming aanspraak op kan maken. Dit zou je over de lange(re) termijn zomaar een extra mooi financieel voordeel op kunnen leveren.

Het één hoeft het ander niet uit te sluiten!

In het merendeel van de gevallen is het zo dat ondernemers vermoeden dat ze verplicht zijn om een keuze te maken tussen hun boekhouding uitbesteden of ze zelf te doen. Dat lijkt ook niet meer dan logisch, maar toch is deze aanname niet helemaal correct. Het één hoeft het ander namelijk helemaal niet uit te sluiten, in tegendeel.

Steeds meer ondernemers maken bijvoorbeeld de keuze om gebruik te maken van bepaalde boekhoudingsoftware, maar laten een boekhouder meekijken. Op deze manier kunnen de kosten worden gedrukt, maar kan je toch een beroep doen op de expertise waar een boekhouder over beschikt.

In het bijzonder in het geval van een belastingcontrole blijkt dat in de praktijk veelal geen overbodige luxe te zijn. In ieder geval mag het duidelijk zijn, je boekhouding zelf doen en ze tegelijkertijd ook gedeeltelijk uitbesteden is dus zeker een mogelijkheid.

Het bericht Boekhouding uitbesteden of zelf boekhouden? verscheen eerst op Accounting.nl.